사례 연구: Lotus Notes 이전

고객

고객사는 말레이시아 정부가 지분을 소유한 국유기업으로서, 정부로부터 소유지분과 말레이시아 석유자원 통제권을 부여받았습니다. 시간이 지나면서, 고객사는 완전히 통합된 석유가스 기업으로 성장했으며, 글로벌 포춘 500대 기업에 선정되기도 했습니다. 고객사는 말레이시아 증시에 상장된 4개 자회사를 보유하고 있으며, 세계적인 수준의 석유가스기업으로의 도약을 향해 전세계 30개국에 걸쳐 사업을 확장하고 있습니다.

비즈니스 수요

  • 고객사는 1995년에 Lotus Notes를 설치하면서 Lotus 최대규모의 고객이 되었습니다. 당시 고객사는 혁신적인 지식관리에 대한 필요성과 비전을 고려하여 Lotus를 선택했습니다. 그 때, Lotus Notes는 전세계 규모로 지식공유를 가능하게 해주는 유일한 플랫폼이었습니다. Lotus Notes는 고객의 필수적인 IT 솔루션으로 자리잡으면서 커뮤니케이션과 지식 공유 활동을 지원했습니다. 시간이 지나면서 고객사는 전사적 차원으로 모든 업무를 지원해주는 복잡한 Notes 기반 어플리케이션을 다수 개발했습니다.
  • 2004년에 고객사는 Lotus Notes 시장에서 수많은 혼란이 발생하고 있음을 깨달았습니다. Lotus는 Notes 메시징, 협업 플랫폼 아키텍처를 재설계할 것이라고 발표했습니다. 새로운 아키텍처는 대부분의 고객들로 하여금 재설계 작업에 막대한 투자를 감행할 것을 요구했습니다. 고객사는 또한, Microsoft의 협업 플랫폼(Microsoft Server 2003, Exchange Server 2003, SharePoint Portal Server 2003으로 구성됨)이 더욱 안정적인 메시징과 협업 기능을 보장해 줄 것이라고 판단했습니다. 그밖에도 Microsoft의 플랫폼은 개인용 데이터 어시스턴트나 휴대폰과 같은 모바일 기술에 대한 의존도를 증가시킬 것이라고 예견했습니다.
  • Microsoft 협업 플랫폼으로의 이전 작업이 복잡할 것으로 예상되었지만, 고객사는 새로운 솔루션이 직원들의 의사소통을 더욱 효과적으로 향상시키고 자본비용 및 운영비용을 절감시킬 것이라고 믿었습니다. 고객사는 6개 지역에 걸쳐 20,000명의 직원들을 보유하고 있으며, 이들은 10,000개 이상의 어플리케이션을 사용하고 있습니다. 또한, 고객사는 직원들에게 이미 보급된 Windows 운영체제와 Microsoft Office 어플리케이션에 대한 투자비용을 활용할 수 있었습니다.

과제

Exchange로의 이전작업은 가장 노동직약적인 프로젝트 중의 하나입니다. 이러한 종류의 프로젝트를 수행할 때 발생하는 어려움들은 다음과 같습니다.

  • 여러 고객들의 저장소(repositories)에 저장된 연관 데이터를 볼 수 없으며, 장기간의 추정시간이 필요합니다.
  • 이것이 바로 시간제약적(time-critical)인 수요입니다. 처리속도가 매우 중요하므로, 프로젝트 팀은 품질 및 비용에 미치는 영향을 최소화하면서 매우 신속히 작업을 진행해야만 했습니다.
  • 이 솔루션은 향후 상황을 예견해야만 했습니다. 비즈니스 환경변화와 정기적 요구사항의 변화를 수용할 수 있도록 신규시스템에 충분한 유연성을 가미할 필요가 있었습니다.
  • 또다른 과제는 수많은 어플리케이션 인터페이스를 관리하는 동시에 이전프로세스를 간소화하는 작업이었습니다.
  • 또한, 전형적인 데이터 품질 문제 이외에도, 기존 시스템은 수많은 어플리케이션에 의존하고 있었습니다. 이는 이전 과정에서 복잡성을 가중시켰습니다.
  • 게다가, 또다른 협업 플랫폼으로의 이동은 항상 역동적인 관리기능이 수반되어야 합니다. 따라서, Notes를 오랫동안 사용해왔던 최종이용자들에게 미치는 영향을 최소화하기 위해 상황 예측과 전체 시나리오 전략을 수립할 필요가 있었습니다.

솔루션

  • 플랫폼 이전 결정이 내려진 후, 고객사는 신속하게 FPT 소프트웨어와 협력했습니다. FPT 소프트웨어는 고객개발솔루션 및 네트워킹 인프라 솔루션부문에서 Microsoft가 인증한 골드 파트너이기도 합니다.
  • FPT 소프트웨어는 우선 Microsoft 플랫폼으로의 이전작업에 소요되는 비용과 효과를 결정하기 위해 기존 Notes 어플리케이션을 면밀하게 평가했습니다. FPT 소프트웨어는 신속하게 Notes 기반 어플리케이션의 규모와 복잡성을 파악하고 새로운 환경에 맞는 아키텍처를 결정했으며, 기존 Notes 어플리케이션의 대안을 추천했습니다.
  • 이같은 평가를 바탕으로, 프로젝트 팀은 3개의 Lotus Notes 어플리케이션을 SPS/.NET으로 이전하고, Notes 전체를 이전하기 전에 150명의 이용자 이메일을 Exchange로 전환하는 작업에 착수했습니다.
  • Notes를 오랫동안 사용했던 고객사의 직원들에게, 플랫폼 이전은 막대한 수준의 관리노력이 수반됨을 의미했습니다. 우리의 변화관리서비스는 직원들을 Microsoft 환경에 충분히 적응시키는 것이었습니다. 그 결과, 우리는 교육 프로그램을 공격적으로 실행했고, 상당부분의 교육이 컴퓨터 기반 셀프 스터디로 이루어졌으며, 직원들의 학습 지원도 뒤따랐습니다. 이 프로그램은 또한 최종이용자들이 스스로 전환 작업을 수행하고 개인데이터를 보존하도록 권한이양(empower)하는 효과도 낳았습니다.
  • Lotus Notes에서 Microsoft 협업 플랫폼으로의 이전작업을 완료하기 위해, 기존 환경에서 운영되던 어플리케이션을 교정하고 제거했습니다. 프로젝트 팀은 또한 고객사 직원들의 정보요구와 비즈니스 수요에 더욱 적합한 새로운 지식관리 플랫폼을 구축하기로 계획했습니다.
  • 우리는 프로젝트를 다음의 3단계로 구분했습니다:
    • 발견: 이전할 어플리케이션 수 결정, 어플리케이션 분석기로 종합적 분석, 자원 추정, 비즈니스 프로세스 인터뷰, IT 서비스 운영자 인터뷰
    • 평가: 어플리케이션 비즈니스 로직 상세 분석(drilling down), 이전 패턴으로 플롯화, 전략 및 스케쥴 구상
    • 달성:  데이터베이스 분석기 적용, 데이터 교정, 권한 설정, 반복적인 업무 처리와 수많은 어플리케이션을 관리하기 위한 관리자 툴 테스트

효과

  • 수천개의 어플리케이션에 부과되던 불필요한 라이센싱 비용이 제거됨으로써 상당한 비용절감 효과
  • 단일 디렉토리 서비스로 표준화함으로써 비용과 복잡성 감소
  • 다면적으로 파악가능한 메시징 및 협업 시스템을 구축하려는 고객사의 전사적 IT 목표 달성
  • 시스템 이전 프로젝트 완료 후 고객사 직원들의 생산성 및 유연성 향상

사용 기술

MS Exchange Server 2003, VS.NET2003, SQL Server 2005, Source Code K2.NET 2003, Cashahl ecKnowledge 8.1.6, Application Transporter, MIIS, Quest Migrator, Notes Connector.